Vanaf de start
Waarom veranderen we?Doelstellingen, planning op hoofdlijnen, aanspreekpunten en ruimte voor vragen. Ook wat nog niet vastligt, maken we duidelijk.
Communicatie & verhuisinstructies
Iedereen weet
wat er verandert.
En wat er verwacht wordt.
Een gedragen verhuis begint met duidelijke informatie en ruimte voor vragen.
VM360° helpt uw organisatie om medewerkers, verantwoordelijken en uitvoerende partners op het juiste moment te informeren. Van de eerste aankondiging tot labeling, praktische verhuisinstructies en de eerste werkdag.
Communicatie loopt door het hele project
Niet alles staat al vast. Daarover kunt u ook communiceren.
Medewerkers hebben behoefte aan houvast. We maken onderscheid tussen bevestigde afspraken, beslissingen die nog volgen en vragen waarop het projectteam terugkomt. Zo blijft de informatie herkenbaar en wordt duidelijk wanneer een update te verwachten is.
Afgestemd op de projectfase
De juiste boodschap op het juiste moment.
Vóór de verhuis
Wat moet ik voorbereiden?Labeling, inpakafspraken, bestemmingen, deadlines en bereikbaarheid. De instructies sluiten aan op de afgesproken verhuisfasen.
Tijdens de verhuis
Wat gebeurt er vandaag?Actuele planning, wijzigingen en contactpunten. We spreken af wie informatie bevestigt en via welk kanaal die wordt gedeeld.
Na de verhuis
Hoe vind ik mijn weg?Informatie over toegang, werkplekken, ondersteuning en het melden van restpunten. Feedback krijgt een plaats in de nazorg.
Van informatie naar uitvoering
Praktische instructies
waarmee mensen aan de slag kunnen.
We werken afspraken uit die passen bij uw organisatie en gekozen verhuispartner. Wie bereidt welke goederen voor? Wat moet beschikbaar blijven? Welke deadline geldt en hoe worden uitzonderingen gemeld?
Instructies worden afgestemd met uw projectteam en uitvoerders. Gespecialiseerde apparatuur, vertrouwelijke dossiers en materialen met specifieke voorwaarden krijgen aparte afspraken met de verantwoordelijken.
Een eenduidig labelplan
We koppelen goederen aan de afgesproken bestemming, bijvoorbeeld gebouw, verdieping en lokaal. Dezelfde codering komt terug in inventaris, labels en plaatsingsinformatie. Uitzonderingen zoals hergebruik, opslag of afvoer blijven herkenbaar.
Een bruikbare verhuisinstructie
Een beknopt overzicht met voorbereidingstaken, labeling, deadlines, aanspreekpunten en afspraken voor de verhuisdag. We spreken ook af wat medewerkers zelf doen en wat de uitvoerende partner opneemt.
Wat u krijgt
Een samenhangend
communicatiepakket.
De inhoud en vorm stemmen we af op uw opdracht, doelgroepen en bestaande kanalen. Dat kan een infosessie, intranetbericht, FAQ, teambriefing of praktische instructie zijn.
- ✓Communicatieplanning: doelgroep, boodschap, moment en afzender
- ✓Duidelijke rolverdeling voor inhoud, goedkeuring en verspreiding
- ✓Labelplan en afspraken over bestemmingen en uitzonderingen
- ✓Praktische verhuisinstructies voor medewerkers en uitvoerders
- ✓Een herkenbaar aanspreekpunt en overzicht van veelgestelde vragen
- ✓Informatie voor de eerste werkdag en opvolging van meldingen
Samen met uw organisatie
Duidelijke afzenders.
Eén afgestemde boodschap.
De directie licht de keuzes en doelstellingen toe. Projectverantwoordelijken communiceren over voortgang en uitvoering. Afdelingsverantwoordelijken vertalen afspraken naar hun teams, met ondersteuning van de communicatiedienst.
VM360° helpt de inhoud en timing op elkaar af te stemmen. We sluiten aan op uw interne besluitvorming en spreken af wie berichten goedkeurt en verspreidt.
Bekijk projectcoördinatie →De eerste werkdag voorbereiden
Na de verhuis blijven vragen komen.
De weg vinden
Toegang, routes, werkplekken en gedeelde voorzieningen op een begrijpelijke manier toelichten.
Hulp kunnen vragen
Aanspreekpunten voor praktische vragen, IT-ondersteuning en meldingen vooraf bekendmaken.
Meldingen opvolgen
Restpunten verzamelen, een verantwoordelijke aanduiden en terugkoppelen over de afhandeling.
In ziekenhuizen en laboratoria stemmen we instructies bovendien af op zorg- en onderzoeksprocessen, toegangsafspraken en de voorwaarden die de betrokken deskundigen aangeven.
Veelgestelde vragen
Neemt VM360° onze interne communicatie over?
We ondersteunen en structureren de projectcommunicatie in overleg met uw organisatie. Wie inhoud goedkeurt en berichten verspreidt, wordt vooraf afgesproken.
Maken jullie ook de labels?
We kunnen het labelplan en de benodigde informatie uitwerken. Het formaat, de productie en de verdeling van labels stemmen we af met uw organisatie en de uitvoerende verhuispartner.
Wanneer beginnen we medewerkers te informeren?
Al tijdens de voorbereiding. De eerste informatie kan gaan over het doel, het proces en de contactpersonen, ook wanneer de detailplanning nog niet definitief is.
Kunnen verschillende afdelingen eigen instructies krijgen?
Ja. Een gemeenschappelijke basis wordt aangevuld met afspraken per afdeling, locatie of verhuisfase. Zo blijft de communicatie herkenbaar en sluit ze aan op de dagelijkse praktijk.
Ook de oude locatie telt mee
Wat verhuist mee en wat krijgt een andere bestemming?
Verbind labeling en instructies met afspraken over hergebruik, afvoer en oplevering.
Ontdek circulair leegmanagement →