Dienstverlening & bereikbaarheid
Openingstijden, afspraken, loketten en telefonische bereikbaarheid verbinden met de verhuisfasen.
Overheid & publieke sector
Een nieuwe locatie.
Een voorbereide dienstverlening.
Een verhuis van publieke diensten raakt medewerkers, bezoekers, dossiers en systemen. VM360° verbindt de voorbereiding met de dagelijkse werking van uw organisatie.
Kurt Van Synghel stemt interne diensten, gebouwverantwoordelijken en uitvoerende partners op elkaar af. Met een duidelijke scope, vastgelegde beslissingen en zichtbare opvolging.
Samenhang tussen diensten
Eén projectplanning met herkenbare verantwoordelijkheden.
Een centralisatie, interne herschikking of overgang naar een nieuw administratief gebouw vraagt afstemming tussen verschillende teams. We brengen hun afhankelijkheden samen en leggen knelpunten voor aan de afgesproken beslissers.
Directie & diensthoofdenFacility & ICTCommunicatie & archiefbeheerAankoop & uitvoerende partners
Voorbereiding van de volledige werking
Zes onderdelen die we verbinden.
Besluitvorming & rollen
Vastleggen wie voorbereidt, beoordeelt en beslist, met duidelijke contactpersonen per dienst.
Werkplekken & ICT
Inrichting, digitale werkplekken en technische voorzieningen afstemmen met de verantwoordelijke teams.
Archieven & dossiers
Inventaris, bestemming, volgorde en toegang afstemmen met dossier- en archiefbeheerders.
Gebouwen & ontvangst
Toegang, bewegwijzering en publieksruimtes meenemen in de voorbereiding van de nieuwe locatie.
Budget & opvolging
Scope, aannames, prestaties en wijzigingen zichtbaar houden in de projectrapportering.
Van analyse tot overdracht
Een duidelijke aanpak per fase.
Inzicht & scope
Diensten, locaties, volumes en randvoorwaarden in kaart brengen.
Lees meer →Planning & gereedheid
Verhuisfasen verbinden met dienstverlening, gebouwen en leveranciers.
Lees meer →Uitvoering & afstemming
Werkzaamheden, voortgang en afwijkingen opvolgen met de betrokken partijen.
Lees meer →Overdracht & nazorg
Openstaande acties en gebruikersvragen bij de verantwoordelijke diensten brengen.
Lees meer →Dienstverlening tijdens de overgang
Medewerkers en bezoekers weten waar ze terechtkunnen.
We bespreken welke diensten op welke momenten overgaan en hoe de organisatie bereikbaar blijft. Tijdelijke locaties, aangepaste ontvangst of gewijzigde contactgegevens krijgen een plaats in de voorbereiding.
De communicatie wordt afgestemd met de verantwoordelijke dienst. Intern ondersteunen praktische instructies, labeling en contactpersonen de uitvoering.
Communicatie & verhuisinstructies →Voor de verhuis
De betrokken diensten bereiden bereikbaarheid, afspraken en informatie voor medewerkers en bezoekers voor.
Tijdens de overgang
Actuele voortgang en wijzigingen worden gedeeld met de juiste contactpersonen.
Na ingebruikname
Vragen en restpunten krijgen een verantwoordelijke en een afgesproken opvolging.
Concreet voor uw projectteam
Een navolgbaar overzicht van afspraken.
We stemmen de begeleiding en rapportering af op uw bestaande projectstructuur. Uitgangspunten en wijzigingen blijven herkenbaar, zodat betrokkenen weten waarop een besluit steunt.
- ✓Een afgebakende scope en inventaris met bestemmingen
- ✓Een rolverdeling met contactpersonen en beslismomenten
- ✓Een fasering gekoppeld aan dienstverlening en gereedheid
- ✓Een kostenraming met aannames en inbegrepen prestaties
- ✓Praktische verhuisinstructies en afgestemde communicatie
- ✓Een overzicht van besluiten, acties en restpunten
Scope en uitvoering op elkaar afstemmen
Duidelijke prestaties als basis voor samenwerking.
We helpen de verhuisopdracht inhoudelijk beschrijven: locaties, volumes, timing, behandeling en gewenste begeleiding. Offertes en uitvoeringsafspraken kunnen zo tegen dezelfde uitgangspunten worden bekeken.
Uw aankoopdienst en bevoegde verantwoordelijken bepalen de toepasselijke aankoopprocedure en nemen de formele beslissingen. VM360° levert de afgesproken projectinhoudelijke ondersteuning.
Aandacht voor wat meegaat en achterblijft
Ook de overdracht zorgvuldig voorbereiden.
Archieven & dossiers
Volgorde, identificatie, raadpleegbaarheid en toegang bespreken met de beheerders.
Bibliotheken & archieven →Gebruiksklare ruimtes
De status van werkplekken, ICT, ontvangst en toegang verzamelen bij de verantwoordelijke diensten.
Building Readiness →Oude locatie & hergebruik
Herbestemming, eventuele schenkingen en oplevering afstemmen op de beslissingen en afspraken van uw organisatie.
Circulair leegmanagement →Veelgestelde vragen
Kunnen verschillende diensten op andere momenten verhuizen?
Ja, we onderzoeken welke fasering past bij de dienstverlening, gebouwgereedheid en beschikbare partners. Afhankelijkheden tussen diensten worden daarbij zichtbaar gemaakt.
Kunnen jullie aansluiten bij onze bestaande projectstructuur?
Ja. We spreken af hoe VM360° samenwerkt met de projectleider, diensthoofden en andere verantwoordelijken, en welke rapportering gewenst is.
Neemt VM360° de aankoopprocedure over?
De aankoopdienst en bevoegde verantwoordelijken blijven instaan voor de procedure en formele beslissingen. VM360° kan de afgesproken inhoudelijke voorbereiding en vergelijking ondersteunen.
Hoe worden vertrouwelijke dossiers meegenomen?
Met de verantwoordelijke beheerders leggen we afspraken vast over verpakking, toegang, bestemming en eventuele tijdelijke opslag. Die afspraken worden opgenomen in de uitvoeringsvoorbereiding.
Is begeleiding op de verhuisdagen mogelijk?
Ja, volgens vooraf afgesproken locaties, momenten en taken. We volgen de afstemming, voortgang en afwijkingen op en organiseren de overdracht van restpunten.
Uw publieke dienstverlening als vertrekpunt
Welke overgang staat uw organisatie te wachten?
Bespreek met Kurt Van Synghel welke voorbereiding en coördinatie nodig zijn.
Plan een kennismaking →