Collectie & classificatie
Omvang, ordening en samenhang bespreken met de collectiebeheerders. Bijzondere formaten en behandelingen worden afzonderlijk benoemd.
Bibliotheken & archieven
De collectie verhuist.
De samenhang telt.
Boeken, dossiers en archiefreeksen moeten ook na de verhuis terug te vinden zijn. VM360° verbindt inventarisatie, labeling en plaatsingsvolgorde met de logistieke voorbereiding.
Kurt Van Synghel stemt collectiebeheerders, gebouwverantwoordelijken en uitvoerende partners op elkaar af. Met aandacht voor structuur, behandeling en de afspraken rond raadpleegbaarheid.
De collectiebeheerder als belangrijke partner
De bestaande ordening vormt het vertrekpunt.
Een archiefreeks, vakgebied of depot heeft een eigen structuur. We bespreken vooraf hoe die ordening naar de nieuwe locatie wordt vertaald en welke uitzonderingen aandacht vragen. Zo werken alle betrokkenen vanuit dezelfde plaatsingsafspraken.
CollectiebeheerFacility & gebouwbeheerGebruikers & dienstverleningUitvoerende & gespecialiseerde partners
Nauwkeurigheid voorbereiden
Zes onderdelen van een collectieverhuis.
Labeling & traceerbaarheid
De oorspronkelijke locatie verbinden met de verhuisdrager en bestemming via een afgesproken identificatiemethode.
Rekken & bestemmingen
Nummering, beschikbare ruimte en plaatsingsvolgorde afstemmen voordat de collectie wordt overgebracht.
Routes & behandeling
Doorgangen, liften en bescherming bespreken met de uitvoerende partners. Kwetsbare stukken vragen afstemming met specialisten.
Raadpleegbaarheid & toegang
Fasering en eventuele tijdelijke beperkingen afstemmen op gebruikers, dienstverlening en toegangsafspraken.
Controle & overdracht
Steekproeven, plaatsingscontrole en de opvolging van afwijkingen vooraf vastleggen met de opdrachtgever.
Van inventaris tot raadpleegbaarheid
Een aanpak in afgebakende fasen.
Analyse
Collectieomvang, classificatie, rekken en toegankelijkheid in kaart brengen.
Lees meer →Voorbereiding
Labelstrategie, bestemmingen, gereedheid en verhuisvolgorde afstemmen.
Lees meer →Uitvoering
De voortgang en afgesproken controles opvolgen met de betrokken teams.
Lees meer →Overdracht
Plaatsing en restpunten beoordelen en afspraken voor nazorg vastleggen.
Lees meer →Labeling en plaatsingsplan
Elke verhuisdrager krijgt een duidelijke bestemming.
We stemmen de identificatie af op de collectie en het gekozen verhuismiddel. De koppeling tussen bronlocatie, inhoudsreeks en bestemming wordt vooraf afgesproken en toegelicht aan de uitvoerders.
Als de indeling verandert, bereiden we de vertaling naar de nieuwe rekken samen met de beheerders voor. Onduidelijkheden worden opgelost voordat het betreffende deel verhuist.
Oorspronkelijke locatie
De bestaande nummering en volgorde als herkenbaar referentiepunt vastleggen.
Verhuisdrager
Een unieke identificatie en afgesproken registratie verbinden de inhoud met de bestemming.
Nieuwe locatie
Rekken en planken herkenbaar aanduiden en de voorziene plaatsingsvolgorde controleren.
Concreet voor uw projectteam
Een bruikbaar overzicht voor elke overdracht.
De diepgang van inventarisatie en registratie wordt vooraf afgesproken. Bestaande beheersystemen en kennis van de collectiebeheerders vormen daarbij een belangrijke basis.
- ✓Een afgebakende collectieomvang en overzicht van uitzonderingen
- ✓Een labelstrategie met bron- en bestemmingslocaties
- ✓Een fasering per depot, verdieping, vakgebied of archiefreeks
- ✓Praktische instructies voor behandeling en plaatsing
- ✓Een controleplan met afgesproken steekproeven en meldingen
- ✓Een overzicht van afwijkingen, acties en overdrachtsafspraken
Beschikbaarheid tijdens de overgang
Raadpleegbaarheid vraagt eigen afspraken.
We bespreken welke collectiedelen beschikbaar moeten blijven en wanneer tijdelijke beperkingen mogelijk zijn. De organisatie bepaalt hoe gebruikers hierover worden geïnformeerd en hoe dringende aanvragen behandeld worden.
Bij vertrouwelijke dossiers worden toegang, verpakking, tijdelijke opslag en overdracht afgestemd met de verantwoordelijke beheerders.
Voorbereiden op ingebruikname
De bestemming en de controle horen erbij.
Ruimte gereed
Beschikbaarheid van rekken, toegangen en afgesproken omgevingsvoorwaarden laten bevestigen door verantwoordelijke diensten.
Building Readiness →Plaatsing opvolgen
Afgesproken steekproeven en controles gebruiken om afwijkingen te registreren en correcties te laten opvolgen.
Overdracht vastleggen
Met de opdrachtgever beoordelen welke delen zijn overgedragen en welke acties nog een verantwoordelijke nodig hebben.
Nazorg & evaluatie →Veelgestelde vragen
Kan een deel van de collectie raadpleegbaar blijven?
We onderzoeken met de beheerders welke fasering mogelijk is en welke beperkingen nodig zijn. Beschikbaarheid en communicatie worden vooraf afgesproken.
Werken jullie met onze bestaande classificatie?
Die vormt het vertrekpunt. We stemmen de labeling en bestemmingsindeling af op uw ordening en leggen eventuele wijzigingen samen vast.
Wat als de nieuwe rekindeling anders is?
We bereiden een plaatsingsplan voor met de betrokken beheerders, zodat de relatie tussen oude en nieuwe locaties duidelijk is vóór de uitvoering.
Wie behandelt kwetsbare erfgoedstukken?
De behandeling wordt bepaald met de beheerder en daarvoor geschikte specialisten. De afgesproken uitvoerende partners verzorgen de werkzaamheden; VM360° coördineert de samenhang.
Begeleiden jullie ook interne archiefverhuizingen?
Ja. Ook een andere verdieping, depotruimte of tijdelijke opslag kan voorbereiding en afstemming vragen. De opdracht wordt aangepast aan de omvang en complexiteit.
Uw collectie als vertrekpunt
Bereid de verhuis samen met uw beheerders voor.
Bespreek met Kurt Van Synghel welke structuur en begeleiding uw project nodig heeft.
Plan een kennismaking →